Como Organizar os Seus Papéis, Contas e Documentos
Com uma vida cada vez mais tomada por atividades múltiplas e uma geração constante de papéis para administrá-las, não é surpresa que nossas mesas vão sendo aos poucos cobertas por envelopes e pilhas de papel esperando pela nossa atenção.
O problema do acúmulo de papéis só é resolvido quando estabelecemos (e usamos!) um sistema de administração, que irá nos permitir receber, processar e gerar uma saída para eles (seja o lixo ou o arquivo).
Assim, a única forma de controlar os papéis e documentos que entram na sua casa é usando um sistema simples de gestão e arquivamento para a sua família.
Quando você receber um documento faça estas 3 perguntinhas simples:
- Preciso manter ou não?
- Preciso fazer algo a respeito (pagar, telefonar, questionar etc.)?
- Preciso guardar ou não?
A Boa e a Má Notícia
A boa notícia é que fazendo isso você nunca mais terá aquelas temidas pilhas de papéis sobre a sua mesa. Clique para Tweetar
A “má notícia” é que você *TEM QUE* fazer isso para evitar o acúmulo de papel, o estresse gerado pelo atraso no pagamento de contas ou perdas de prazos.
Aqui estão algumas dicas simples de como criar um sistema de arquivos, as categorias mais usadas e finalmente organizar os seus papéis.
Material Necessário
Para organizar o seu sistema de arquivamento para a sua casa, comece coletando os seguintes materiais:
- Fichário de arquivos ou uma caixa de arquivamento (veja exemplo na lista de materiais abaixo) – certifique-se de que você tem um lugar seguro para guardar os seus arquivos.
- Pastas suspensas e Pastas Internas. Uma forma de simplificar o arquivamento e acessar facilmente os seus arquivos é usando cores. Defina uma cor para cada categoria do seu sistema de arquivo. Exemplo: verde para finanças, vermelho para documentos permanentes como uma certidão de casamento, amarelo para os automóveis e assim por diante.
- Etiquetas ou etiquetadora
- Papel e Caneta
Defina as Suas Categorias
Pare e observe as áreas da sua vida para definir as categorias necessárias para o seu sistema de arquivo. Assim como você precisa de roupas para trabalhar em uma parte do seu armário e roupas de festa em outra, nossos papéis também precisam ser categorizados e separados de acordo com as áreas da sua vida, ou seja, se você tem carros, vai precisar de uma pasta para eles; se você tem uma carreira profissional e acadêmica, irá precisar de uma pasta para diplomas, currículos, material de referência etc.
Reveja os seus arquivos atuais, toda a sua papelada e documentação para definir quais as categorias que você irá precisar e que serão mais adequadas à sua vida, sua família.
Aqui estão algumas das categorias mais usadas quando organizo famílias ou indivíduos:
- Documentos Essenciais e Permanentes. Guarde aqui documentos como
- certidão de nascimento
- de óbito
- de casamento ou divórcio
- testamentos
- procurações
- de prestação do serviço militar
- título eleitoral
- Seu Dinheiro: Este é um sistema que eu implemento com sucesso para minhas clientes.
- Crie uma pastinha (usando uma pasta-suspensa) para cada mês do ano para colocar todos os seus recibos.
- Depois crie uma pasta para cada conta bancária, cartão de crédito e financiamentos. Guarde os extratos, contratos, termos de cada conta, cartão etc em sua própria pasta
- Impostos – Crie uma pasta para ir organizando ao longo do ano tudo o que você precisa para fazer o seu imposto de renda. Aqui nos EUA, por exemplo, eu mantenho uma pasta para:
- contra-cheques,
- deduções,
- doações e
- despesas.
Assim, quando chega a hora de preparar a nossa declaração, tudo o que eu preciso fazer é pegar estas pastinhas e dar para o nosso contador.
- Sua Saúde: Crie uma pasta para cada membro da família. Inclua documentos importantes como vacinação, resultados de exames, declarações médicas. Finalmente, crie uma pasta interna para cada membro da família para:
- Médico
- Dental
- Olhos / Oculista
- Seguro de Saúde
- Propriedades/Seus Bens e a Sua Casa: Crie uma pasta para cada uma das suas propriedades. Mantenha nestas pastas seus títulos, escrituras e qualquer documento relacionado com elas aqui. Depois, crie para cada propriedade uma pasta por prestador de serviços (luz, gás, telefone, seguro).
- Eu gosto de incluir na etiqueta o número de telefone de contato e o número da conta. Por exemplo: Luz Casa Praia 0800.555.5555 #12345-000 Assim, quando você tiver que tratar deste assunto, já tem tudo à mão.
- Produtos, Equipamentos, Eletrodomésticos/ O que você possui: Crie uma pasta para cada eletrodoméstico ou equipamento que você possui e que tenha garantia. Guarde o recibo, manual de instruções e a garantia aqui.
- Automóveis: Guarde os documentos do financiamento do carro, registro, IPVA e registro de reparos e manutenção para cada automóvel em uma pasta. Eu sempre incluo na etiqueta da pasta a marca, modelo e placa do carro, bem como o número de telefone da seguradora.
Identifique Por Quanto Tempo Guardar os Documentos
Se você não sabe quanto tempo deve guardar cada tipo de documento, confira este artigo, consulte o site da Receita Federal ou o seu contador.
Ferramentas de Organização de Papéis e Arquivamento
Gosto muito de assuntos relacionados a organização porém sou totalmente
desorganizada. Gostei muito do blog, é muito interessante…
Oi Ana.
A desorganização pode ser um grande desafio em nossas vidas. Acho que uma dica que eu posso te dar (pois eu também posso cair em desorganização, pois sou muito distraída) é que você passe a prestar atenção e identificar em que momentos, ou que tipo de atividade, você se distraí mais e acaba deixando as coisas inacabadas.
Por exemplo, as vezes vou guardar a roupa no armário e me dou conta de algo que os meninos deixaram no chão. Se eu não prestar atenção e disser à mim mesma “Helena, você veio aqui para guardar as roupas”, eu te garanto que vou me distrai e começar outra atividade, deixando o cuidado da lavanderia inacabado.
Estar presente é uma forma excelente de diminuir a desorganização. 😀
Grande beijo e espero que o blog continue te ajudando!
Helena.
ME ACHEI!!!!!