Como Organizar os Seus Papéis, Contas e Documentos

Com uma vida cada vez mais tomada por atividades múltiplas e uma geração constante de papéis para administrá-las, não é surpresa que nossas mesas vão sendo aos poucos cobertas por envelopes e pilhas de papel esperando pela nossa atenção.

O problema do acúmulo de papéis só é resolvido quando estabelecemos (e usamos!) um sistema de administração, que irá nos permitir receber, processar e gerar uma saída para eles (seja o lixo ou o arquivo).

Assim, a única forma de controlar os papéis e documentos que entram na sua casa é usando um sistema simples de gestão e arquivamento para a sua família.

Quando você receber um documento faça estas 3 perguntinhas simples:

1. Preciso manter ou não?
2. Preciso fazer algo a respeito (pagar, telefonar, questionar etc.)?
3. Preciso guardar ou não?

A Boa e a Má Notícia

A boa notícia é que fazendo isso você nunca mais terá aquelas temidas pilhas de papéis sobre a sua mesa. Clique para Tweetar

A “má notícia” é que você *TEM QUE* fazer isso para evitar o acúmulo de papel, o estresse gerado pelo atraso no pagamento de contas ou perdas de prazos.

 

Aqui estão algumas dicas simples de como criar um sistema de arquivos, as categorias mais usadas e finalmente organizar os seus papéis.

Material Necessário

Para organizar o seu sistema de arquivamento para a sua casa, comece coletando os seguintes materiais:

• Fichário de arquivos ou uma caixa de arquivamento (veja exemplo na lista de materiais abaixo) – certifique-se de que você tem um lugar seguro para guardar os seus arquivos.
• Pastas suspensas e Pastas Internas. Uma forma de simplificar o arquivamento e acessar facilmente os seus arquivos é usando cores. Defina uma cor para cada categoria do seu sistema de arquivo. Exemplo: verde para finanças, vermelho para documentos permanentes como uma certidão de casamento, amarelo para os automóveis e assim por diante.
• Etiquetas ou etiquetadora
• Papel e Caneta

 

 

Defina as Suas Categorias

Pare e observe as áreas da sua vida para definir as categorias necessárias para o seu sistema de arquivo. Assim como você precisa de roupas para trabalhar em uma parte do seu armário e roupas de festa em outra, nossos papéis também precisam ser categorizados e separados de acordo com as áreas da sua vida, ou seja, se você tem carros, vai precisar de uma pasta para eles; se você tem uma carreira profissional e acadêmica, irá precisar de uma pasta para diplomas, currículos, material de referência etc.

Reveja os seus arquivos atuais, toda a sua papelada e documentação para definir quais as categorias que você irá precisar e que serão mais adequadas à sua vida, sua família.

Aqui estão algumas das categorias mais usadas quando organizo famílias ou indivíduos:

• Documentos Essenciais e Permanentes. Guarde aqui documentos como
• certidão de nascimento
• de óbito
• de casamento ou divórcio
• testamentos
• procurações
• de prestação do serviço militar
• título eleitoral

• Seu Dinheiro: Este é um sistema que eu implemento com sucesso para minhas clientes.
  • Crie uma pastinha (usando uma pasta-suspensa) para cada mês do ano para colocar todos os seus recibos.
  • Depois crie uma pasta para cada conta bancária, cartão de crédito e financiamentos. Guarde os extratos, contratos, termos de cada conta, cartão etc em sua própria pasta
• Impostos – Crie uma pasta para ir organizando ao longo do ano tudo o que você precisa para fazer o seu imposto de renda. Aqui nos EUA, por exemplo, eu mantenho uma pasta para:
  • contra-cheques,
  • deduções,
  • doações e
  • despesas.

Assim, quando chega a hora de preparar a nossa declaração, tudo o que eu preciso fazer é pegar estas pastinhas e dar para o nosso contador.

 

 

• Sua Saúde: Crie uma pasta para cada membro da família. Inclua documentos importantes como vacinação, resultados de exames, declarações médicas. Finalmente, crie uma pasta interna para cada membro da família para:
  • Médico
  • Dental
  • Olhos / Oculista
  • Seguro de Saúde
• Propriedades/Seus Bens e a Sua Casa: Crie uma pasta para cada uma das suas propriedades. Mantenha nestas pastas seus títulos, escrituras e qualquer documento relacionado com elas aqui. Depois, crie para cada propriedade uma pasta por prestador de serviços (luz, gás, telefone, seguro).
  • Eu gosto de incluir na etiqueta o número de telefone de contato e o número da conta. Por exemplo: Luz Casa Praia 0800.555.5555 #12345-000 Assim, quando você tiver que tratar deste assunto, já tem tudo à mão.
• Produtos, Equipamentos, Eletrodomésticos/ O que você possui: Crie uma pasta para cada eletrodoméstico ou equipamento que você possui e que tenha garantia. Guarde o recibo, manual de instruções e a garantia aqui.
• Automóveis: Guarde os documentos do financiamento do carro, registro, IPVA e registro de reparos e manutenção para cada automóvel em uma pasta. Eu sempre incluo na etiqueta da pasta a marca, modelo e placa do carro, bem como o número de telefone da seguradora.

Identifique Por Quanto Tempo Guardar os Documentos

Se você não sabe quanto tempo deve guardar cada tipo de documento, confira este artigo, consulte o site da Receita Federal ou o seu contador.

Ferramentas de Organização de Papéis e Arquivamento